On croit à tort que l’externalisation de la gestion des processus Paie et RH ou même l’externalisation en général rime avec suppression d’emplois. Cette idée fausse freine d’ailleurs certaines entreprises à franchir le pas. L’externalisation n’engendre aucune réduction d’effectifs ni de diminution des ressources. Au contraire, c’est pour vous l’opportunité aider vos collaborateurs à devenir des experts RH, en leur permettant de ne plus s’atteler à des tâches fonctionnelles laborieuses, et en leur libérant du temps pour se concentrer sur des activités stratégiques pour l’entreprise. Le modèle RH de votre partenaire doit permettre à la fonction RH de s’intégrer de manière plus approfondie dans les processus stratégiques et d’aligner leur activité sur les résultats de l’entreprise. (Je ne comprends pas. Je n’ai pas la version anglaise donc je ne peux pas voir) Les dirigeants d’entreprise ont compris l’importance de la fonction RH et des talents en interne pour la réussite de leurs entreprises. Les RH se doivent d’être stratégiques et libérer des tâches administratives.    

On demande constamment à la fonction RH de contribuer aux économies globales de l’entreprise et de trouver les moyens de réduire les coûts. L’externalisation peut alors apparaître comme la solution, attractive et efficace Toutefois, le prix n’est pas le seul critère de choix. La décision du conseil d’administration est plus susceptible d’être influencée par les bénéfices majeurs de l’externalisation des processus Paie et RH. Selon le magazine Pay and Benefits (« Payroll Bureaux: Working in partnership », août 2012) : « Les entreprises d’aujourd’hui sont à la recherche d’une approche stratégique de leurs processus paie, avec les objectifs principaux d’accroître l’efficacité, de réduire les charges et d’assurer la continuité de l’activité tout en réduisant les risques et la responsabilité. ». Il conclut par : « Bien que le coût soit un facteur important, il ne devrait jamais être le seul. »    

L’idée selon laquelle les RH doivent contribuer aux résultats de l’entreprise a été popularisée par David Ulrich, éminent universitaire et consultant en ressources humaines. Pour y parvenir, les responsables RH ont besoin d’indicateurs de performance clés (KPI) et des données cohérentes et fiables pour évaluer les opérations. Sans processus RH standardisés, vous ne pouvez pas calculer votre efficacité. Un lieu de stockage unique des données pour le et les analyses nécessite l’intégration des données RH, des politiques communes, des processus et des tâches sur une même plateforme. Lorsqu’on sait que 37 % des données des entreprises de taille moyenne sont encore stockées sous Excel (étude « Global HCM Study » menée par ADP en janvier) ou dans des bases de données similaires, il n’est pas superflu de réfléchir à l’avantage qu’apporte le stockage de données dans un système unique, accessibles non seulement aux RH mais aussi au leadership, aux managers et aux employés.    

L’idée d’externaliser la gestion des processus Paie et RH peut engendrer un certain degré d’incertitude en interne. L’une des préoccupations majeures est de savoir qui va contrôler les processus et gérer la sécurité des données internes. Cela ne préoccupe pas uniquement les RH. La direction craint aussi de perdre le contrôle des informations sensibles de l’entreprise. Cependant, on oublie souvent que l’externalisation permet d’améliorer le niveau de sécurité des données tout en laissant le contrôle à la charge du.    

La pression du marché est telle que les avantages de l’externalisation à court terme deviennent la priorité. Certes, en faisant appel à l’expertise d’un prestataire externe, l’entreprise vise à réduire les coûts internes. Il est cependant important de penser l’externalisation sur le long terme car une fois les objectifs à court terme atteints, que devient la relation entre l’entreprise et le prestataire externe ? L’atout majeur de l’externalisation est de répondre aux besoins futurs de l’entreprise et de l’accompagner dans sa croissance. Selon l’étude « HRO Adoption Survey Report » menée par l’université de Nottingham en 2012 : « si la maîtrise des coûts a été longtemps la principale motivation, les acheteurs ont désormais d’autres préoccupations telles que l’évolutivité, le manque d’expertise interne, la nécessité d’une plus grande standardisation et l’amélioration de l’intégration des pratiques RH. » En résumé, le partenariat d’externalisation doit évoluer en même temps que l’entreprise.    

Les coûts de traitement de la paie, de gestion des temps et activités, et de la gestion des RH sont fortement sous-estimés. Selon une étude menée par PwC en 2012 sur le coût total de possession (TCO), 37 % seulement des coûts liés à la gestion de la paie et des RH sont visibles et 63 % restent cachés. Une réalité dont la conséquence est une méconnaissance des coûts réels liés à ces. Cela s’explique notamment par le fait que les processus RH sont du ressort des RH, mais également des des financiers, informatiques et autres.    

La plupart des entreprises attachent, à juste titre, une grande valeur aux RH dont la connaissance des collaborateurs et des procédures internes est sans égale. Selon l’enquête « EY Global payroll survey » de 2013, 28 % des entreprises s’appuient entièrement sur un modèle de gestion de la paie interne. Lorsqu’on leur a demandé la raison de leur choix de gestion de la Paie et des RH, la majorité de ces entreprises a répondu qu’elles avaient simplement toujours fonctionné ainsi, et qu’elles n’avaient pas eu le temps de réfléchir à l’externalisation comme une alternative appropriée. Les entreprises sont en concurrence permanente sur des marchés en constante évolution, et la flexibilité offerte par l’externalisation pourrait leur être bénéfique.